はじめに
何よりもまず、アーカイブを開始する最大の理由は、制作ストレージの空き容量を確保することです。結局のところ、ストレージ拡張への投資は、アーカイブによって経済的に利益を得ることにもつながります。
アーカイブの定義：アーカイブとは、完成したファイルをアーカイブストレージに移動する移行のことです。二次データのプライマリコピーとも言えます。このため、制作ストレージを継続的に拡張する必要はありません。
メディアを保存し、制作現場で検索および再利用できるようにすることも、もう1つの利点です。アーカイブを単一の情報源として持つことで、ファイルの検索に費やす膨大な時間を節約できます。ビデオクリップ、デジタル化されたフィルム、写真、音声、またはあらゆる種類のファイルをアーカイブするかどうかにかかわらず、アーカイブはすべてのものが見つかる長期的なリポジトリです。
さらに、データアーカイブ戦略を持つことで、既存のメディアから新しい制作物を作成することができます。既存のメディアの価値は計り知れず、リピーターや定期的なイベントでは、それを再利用することで価値を高めることができます。
今日では、デジタルアーカイブの構築はかつてないほど簡単になりました。Archiware P5 Archiveのようなアーカイブソフトウェアを使用すれば、セットアップはわずか数分で完了します。
データアーカイブ戦略を構築し、自社にとって最適かつ最も有用なアーカイブを構築するには、多くの時間と労力がかかりますが、それには正当な理由があります。 データアーカイブ戦略とプロジェクトは、長年にわたって、あるいは数十年にわたって使用されるため、考慮すべき事項が数多くあるからです。
効果的なデータアーカイブ戦略の立て方
ステップ1：速やかに開始する
初期段階では、2つのことが重要です。まず、すぐに（紙の上で）計画を立て始めること、そして、導入は小規模から始めることです（例えば、LTOドライブ1台、あるいは1つの部署から始めるなど）。計画には時間がかかるため、今すぐ始めるのが最適です。
解決すべき課題と関係者を書き出しましょう。さらに、データ環境について把握している情報を評価してください。例えば、1日に作成されるファイル数と、後でアーカイブする必要があるファイル数などです。すぐに着手することで、今後の作業で非常に役立つ経験を積むことができます。
ステップ2：何をアーカイブするかを決める
保存というと、まずメディアアセットが思い浮かびます。プロジェクトファイル、メタデータ、制作ノートなど、再利用性を高める要素は他にもあります。作品を再現する際には、こうした追加情報が非常に重要です。過去の作品を再現する上で役立つ要素をすべて考え、それらを作品に組み込めるかどうか検討してみてください。
長期的な視点では、これらのファイルを作成するソフトウェア、OS、ハードウェアが将来的に利用できなくなる可能性も考慮する必要があります。そのため、古いワークステーションとそのツールを保存しておくことが不可欠となる場合もあります。こうした旧式のワークステーションは、当時使用されていたツール、プラグイン、アドオンを使って古いプロジェクトを編集する最も迅速な方法となるからです。
コーデックはそれ自体が独立したテーマです。コーデックは、継続的な生産と長期的な将来性という2つの観点から検討する必要があります。Appleの最近の発表は、一部のコーデックが間もなく時代遅れになることを示しています。
他のベンダーも、非推奨コーデックの発表で追随するでしょう。今のところ）将来性のあるコーデックは、ProRes、AVCIntra、AVCUltraなどです。
常に可能とは限りませんが、編集からアーカイブまで、ワークフロー全体を同じコーデックで維持することが最善の解決策となるでしょう。
ステップ3: 人々を巻き込む
次のステップは、関係者を巻き込み、将来的なメリット（例えば、ソフトウェアのデモなど）を示すことで、誰もがすぐに実現できる解決策を具体的にイメージできるようにすることです。
データアーカイブ戦略において、関係者の参加と意見提供が重要なのは、2つの理由からです。1つは、多様な視点からの経験が得られること、もう1つは、プロジェクト実施後に関係者が受け入れられることです。
以下に、重要な関連質問をいくつか挙げます。
- 誰がアーカイブするのか？
- 誰がどのような目的で検索するのか？
- その人は検索用語や検索条件を使った経験があるか？
ユースケースを作成することは、これらの疑問に対処し、適切な解決策を見つけるための有効な方法です。ユースケースは、将来の使用におけるすべてのステップを網羅した小さな物語のようなものです。例えば、「2年後、新しい編集者は…を作成する必要があり、そのためにはA、B、Cなどの特定の基準を満たすクリップが必要になります。（…）」のように具体的に詳細に記述します。これにより、後々の調整に費やす膨大な時間を節約できます。計画プロセスには、会社の理念も盛り込みましょう。。
ステップ4：メタデータ・スキーマの構築
メタデータは控えめで適切なものにしましょう。各企業固有のメタデータスキーマを構築し、後々の検索をサポートすることは、重要な作業です。
どのような技術的および記述的なメタデータが利用可能で、どのようなメタデータが必要か？メタデータは誰が入力し、誰が正確性と一貫性を管理するのか？
メタデータスキーマの有効性は、既存のフィールドがどれだけ一貫して入力されているかに左右されます。フィールドの一部しか入力されていない場合、最高のスキーマでもほとんど役に立ちません。メタデータスキーマはアーカイブへの鍵となります。ファイルを検索する人が特定の制作物に関する知識や記憶を持っていない場合、メタデータはファイルを見つける唯一の手段となります。
P5 Archiveは、カスタマイズ可能なメタデータフィールドとメニューを提供し、メタデータスキーマを数分で構築できます。さらに、検索機能とメディアプレビュー機能を組み合わせることで、P5 ArchiveはミニMAMのような機能セットを実現しています
ステップ5：デジタル化は独立したプロジェクトとして行う
フィルム、写真、オーディオテープといったアナログメディアや歴史的メディアのデジタル化は、それ自体が一つのプロジェクトです。 既存のフィルムをデジタル化するには、フィルムスキャナーが必要となります。
他の歴史的メディアの場合、中古の機器が唯一の閲覧手段となる場合もあります。歴史的メディアの量によっては、デジタル化だけでも完了までに数年かかることがあります。そのため、プロジェクトをアーカイブ自体とは切り離して進める方が賢明です。そうしないと、すべてが遅れてしまう可能性があるからです。
良いアプローチとしては、最新の完成済みファイルをアーカイブすることから始めることです。デジタル化ワークフローを段階的に導入する前に、このワークフローを最適化することが重要です。
ステップ6：データ・セキュリティとアーカイブ・メディアを決める
アーカイブには、ディスク、テープ、クラウドのどれが最適でしょうか？それぞれに特徴と利点があります。
長期的な視点で見ると、テープストレージとクラウドストレージは、より効率的で耐久性に優れていると言えます。次に、アーカイブにおけるデータセキュリティと冗長性のレベルを決定する必要があります。
専門的なアーカイブでは、常に同一のアーカイブメディア（LTOテープなど）を2セット用意しておくべきです。セキュリティを最大限に確保するため、1セットは外部の保管場所に保管する必要があります。
既存の拠点はありますか？それとも、新たに拠点を探す必要がありますか？メディアを外部の場所に保管するのは誰で、いつ頃になりますか？
P5 Archiveには、アーカイブ時にテープ（またはディスクストレージ）をクローンする機能が組み込まれています。この問題を解決する別の方法として、クラウドストレージを災害復旧用コピーとして利用することもできます。
アクセス権限と復元権限もこのトピックに含まれます。アーカイブのどの部分を誰が閲覧する必要があるのか、誰がどのストレージに復元できるのか、といった点です。
ステップ7：徹底した文書化
計画プロセスとすべての決定事項を文書化することは極めて重要です。 後に、これがプロジェクトのロードマップとなり、参照資料となります。 どのような決定がなされ、なぜそうなったのかを書き留めておくことで、その後の議論や実行の際に多くの時間を節約することができます。
また、新入社員に業務を引き継ぐ必要がある場合、文書化とチェックリストは運用において重要な役割を果たします。
ステップ8: 具体的なワークフローの決定
ワークフローの各ステップをリストアップし、関連する質問にすべて答えましょう：
- 誰がアーカイブを行い
- どのワークステーションから
- どのファイルを
- どのアーカイブストレージへ
- どのメタデータを使用するのか？
どのようなハードウェアとソフトウェアが関係しており、どのような接続が使用されていますか？
さらに、長期プロジェクトにおいては、保守、更新、拡張、および運用に関する計画が不可欠です。
結論
データアーカイブ戦略の構築と実行は、かつてないほど容易になりました。アーカイブは、企業のファイルメモリとして、将来の生産の基盤として、リピーター顧客の獲得やメディアの収益化の促進に、大きな価値をもたらします。生産用ストレージの拡張にかかる投資を削減するだけでも、アーカイブは経済的に大きなメリットをもたらします。Archiware P5 Archive をチェックして、今すぐアーカイブを始めましょう。
