アーカイブは、人によって様々な意味を持ちます。参照資料としての利用から再利用、収益化から顧客へのサービス提供まで、アーカイブのあり方や役割については多くの視点が存在します。このように視点が多岐にわたるため、より深く掘り下げることで、この古くからある言葉に秘められた可能性が見えてくるでしょう。
ローマ人が、日常業務で不要になった聖書巻物を保管する建物に付けた名前が「アルキヴム」 でした。私たちはもはや聖書巻物を使用していませんが、その仕組みはあまり変わっていません。今日、アーカイブに保存するファイルは、日常業務で不要になったファイルです。つまり、アーカイブは実際にはデータ移行です。ファイルはアーカイブに移動され、元のファイルから削除されます。これは、アーカイブの主な定義であり、作業中のデータを複製するバックアップとの違いです。アーカイブの同義語は、データ、ファイル、またはメディアの保存であり、アーカイブの長期的な性質を強調しています。
このルールには例外も存在しますが、詳細は後述します。
そもそもなぜデータをアーカイブする必要があるのでしょうか？アーカイブとは、本番環境のストレージから長期保存用のアーカイブストレージへデータを移行するプロセスです。これにより、高性能な本番環境ストレージの空き容量を確保できます。完了したプロジェクトをすべてアーカイブに移動すれば、そこが”唯一の信頼できる情報源”(SSoT)となり、最終化されたファイルを探す唯一の場所となります。これにより、再利用やリピーター顧客のためにファイルを検索する時間を大幅に節約できます。
長期的な計画から始めよう
アーカイブの目的がビデオ映像、デジタル化されたフィルム、写真、音声、文書、その他のファイルなど、どのようなものであっても、それぞれの目的とワークフローに最適な構成を実現するためには、綿密な計画が非常に重要です。ここに時間をかけることは、後々様々な形で報われます。
アーカイブは長期プロジェクトであるため、現在および将来的に誰が関与するのかを慎重に検討する必要があります。一連の質問は、関連するすべての関係者や利害関係者を明らかにするのに役立ちます。
関係者全員の意見や視点を集め、その内容を文書化する必要があります。関係者からより多くの視点を集めるほど、アーカイブプロジェクトへの支援は強化されます。また、複数の視点を取り入れることで、その有用性も向上します。将来の業務、ワークフローの変更、入社する新人などについて、先を見越して考えてみましょう。メタデータとして、現在アーカイブに何を含めるべきか、将来的に役立つように何を文書化すべきでしょうか？
使用例
まだ導入されていないシステムにとって重要な要素を発見する最も効率的な方法は、ユースケースを作成することです。ユースケースとは、誰がシステムを使ってどのようなタスクを実行するのかを詳細に記述した物語のようなものです。
後ほど、アーカイブの運営と利用に関わるすべての人を見つけてください。利害関係者は誰ですか？前提条件は何ですか？
ユースケースは次のようになります：
ある人物（役割または役職を記述）が、（アセット、ファイルを記述）を必要とするタスクを割り当てられます。彼は以下の情報（記述）を利用できます。彼は割り当てられたタスクに適合するファイルを検索するためにアーカイブにアクセスします。彼は（記述）を検索します。彼はアーカイブカタログのエントリを参照し、復元するファイルを決定します（方法を記述）。彼または他の誰かが復元プロセスを開始します。しばらくして、復元されたファイルは（場所）に復元され、（誰によって）使用されます。
こうしたシナリオをいくつか考え出し、詳細を盛り込んでみてください。同僚と一緒に将来のシナリオや詳細について検討することは有益です。そうすることで、会社にとって最適なアーカイブを作成するために、メタデータやワークフローに関して何を導入する必要があるのか、多くの洞察が得られるでしょう。
ユースケースの書き方のヒントはこちらをご覧ください：http://www.wikihow.com/Write-a-Use-Case
アーカイブ・ストレージ
ストレージメディアの歴史を振り返ると、ストレージメディアの密度と寿命には逆相関関係があります。石（彫刻）は情報を非常に長く保持できますが、情報密度は非常に低いです。一方、ハードディスクストレージは驚異的なストレージ密度を誇りますが、寿命は非常に短く、読み取りには他の技術が利用可能であることに依存しています。LTOテープの寿命は数十年ですが、歴史的な尺度で見るとまだ短いと言えます。そのため、移行はあらゆるデジタルアーカイブに不可欠な要素です。LTOは、各新世代が2世代前のメディアを読み取ることができるため（例えば、LTO-7はLTO-5テープを読み取ることができます）、移行を容易にします。一部のベンダーは10年間の再購入保証を提供しており、移行に大きな柔軟性をもたらします。現在、そして近い将来においても、LTOテープは唯一かつ最も実績のあるアーカイブメディアであると言えるでしょう。今日の他のストレージ技術は、その密度、耐久性、読み書き性能、そして1TBあたりの価格において、LTOに匹敵するものはありません。また、市場規模の大きさや、金融、保険、放送、科学などの大産業における世界的な利用状況を考えると、今後もその役割は継続していく可能性が高いのです。コールドディスクストレージなどの技術が、相当な市場シェアを獲得するだけの勢いを増すかどうかは、今後の動向を見守る必要があります。
メディアの老朽化に関する最近の報告書は、特にビデオ、フィルム、オーディオのようなアナログメディアが、生き残り、アクセス可能にするためにデジタル化し、アーカイブ化する必要があることが、いかに危機的な状況であるかを示しています。
現時点では、アーカイブストレージの主な選択肢は、ディスク、テープ、クラウドストレージのいずれかです。データ量、使用パターン、セキュリティ要件、予算に応じて、それぞれの技術には独自の利点があります。
メタデータ – アーカイブの鍵を開ける鍵
メタデータはアーカイブの鍵となるため、非常に重要な役割を果たします。ファイルがアーカイブされてから何年も経つと、ファイル名などの具体的な情報を覚えている人は誰もいないかもしれません。
そのため、適切なキーワード、説明、パラメータ、つまりメタデータで検索するしか方法はありません。メタデータには、記述メタデータと技術メタデータの2種類があります。
記述メタデータには 、シーンに誰が映っているか、どの製品が撮影されたか、どの場所が使用されたかなど、人間の入力が必要です。
技術的なメタデータには、使用するカメラの種類、レンズ、解像度、コーデックなどが含まれます。カメラ内または取り込み時のメタデータの自動生成は急速に進歩しており、FCP Xのショット検出はその一例です。このような自動生成されたメタデータは非常に役立ちます。追加の記述メタデータは、ほとんどの場合必須です。コンテンツや音声を認識するAIサービスは急速に成長しており、将来的にメタデータ分野に大きく貢献するでしょう。
場合によっては、例えば使用権や配布権を記述する管理メタデータなど、3種類目のメタデータが必要になることもあります。
メタデータスキーマ とは、アーカイブで使用され、ファイルの高速検索を可能にする技術的および記述的なメタデータのセットです。将来を見据えた慎重な検討と計画が必要です。用語の組み合わせは、ワークフローや組織の要件を満たす必要があるため、独自のものになる可能性があります。作成するユースケースは、特定のスキーマに含めるべき必要な項目を明確に示すはずです。
メタデータの重要な側面の一つは一貫性です。アーカイブされたファイルに一貫性のあるタグ付けを行うことで、アーカイブの価値は飛躍的に向上します。理想的には、後々アセットを検索する担当者が、それらを容易に見つけて復元できるべきです。P5 Archiveは、このようなメタデータスキーマを効果的に活用するために、拡張可能なメタデータフィールドとドロップダウンメニューを提供しています。
